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              解決方案

              IT運維管理服務

              客戶需求

              隨著傳統的會議組織都會涉及會前準備、會中研討、會后匯總等繁瑣的工作。加之的特殊性質,很多會議涉及不同等級的資料保密。目前,公司各類會議均采用傳統的政府組織方式,所以存在會前紙質資料與銘牌準備過程繁瑣、工作量大且缺乏應變能力;會場排位手工管理、機動性差、效率低;演講信息集中于傳統大屏幕,距離遠者觀看困難,且不便實時交互;會議中資料修改情況難以記錄,討論過程無法保存;與會人員與服務人員間溝通不暢;紙質材料可能導致泄密,安全無法保障,對高端機密會議造成嚴重威脅,可能導致重大損失等等問題。隨著信息化會議時代的來臨,對智能會議需求不斷提高,網絡的應用、輕薄高清顯示設備面世、觸摸技術的不斷提高等使智能化會議普及成為了可能。同時,會議資料管理還處在傳統的文檔管理方式。會議資料打印成冊,既浪費了人力、財力,又增加了內部會議資料泄露的風險。無紙化會議管理系統的建設可提高自動化辦公效率,實現無紙化會議、無紙化案件討論,可降低行政辦公費用,提高協同辦公效率。

              方案簡介

              無紙化會議系統管理平臺,可提供豐富的會議功能,協助會議主辦方對整個會議流程進行高效便捷的控制,對會前準備,會中管理以及會后歸檔操作提供多種服務功能,保證會議正常、有序、安全地進行。無紙化會議系統終端配備會議應用,可支持電子桌牌顯示、簽到圖像采集、多媒體播放、視頻會議、投票表決、呼叫服務、辦公文稿閱讀等多種常見的會議功能,又集成有電子白板、手寫批注、同步文稿演示、文稿導讀、共享到投影儀等高級會議功能,充分滿足參會者的各項需求。在整個會議過程中,無紙化會議系統可以為參會人員提供絕佳的數字化辦公體驗,所有的操作均通過一臺終端完成,簡化了紙質文件的使用,極大推進無紙化會議辦公水平的發展與進步。

              方案組成

              無紙化會議系統全部采用標準的網線或無線路由設備進行連接及擴展,對各種規格的會議室均具有良好的適應性,施工難度低。

              有線聯網方式:采用千兆骨干網+百兆分支網配置方式,使用Cat.6/Cat.5e網線進行連接。

              無線聯網方式:采用千兆骨干網+無線分支網配置方式,使用CAT.6/CAT.5E網線,無線通訊組件進行連接。n 中央節點連接采用鏈型拓撲結構,由千兆以太網提供可靠保證,支持超大規模并發。

              終端通過無線通訊組件接入,可以直接應用于臨時場所及不適合布線的會場,極大提升了系統的復用性。

              系統功能

              管理與設置

              無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設置功能,包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設置等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設置

              設備管理:可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址,編輯席位編號、添加或刪除席位等。

              座位編輯:用于管理會議室參會者的席位排布,與會者名稱等信息。

              考勤管理:可以實時查看全體參會者出席情況,能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。

              資料管理:會議資料可以進行分級管理,會議助理使用管理端上傳資料時可以設置資料使用權限。參會者可自由查看、標注有權限的文檔資料。

              背景設置:會議助理可以選擇會議室背景,也可以自定義新的模板,設置后,統一將背景發送給全體參會者。

              資料閱讀

              參會者可以對現有文檔進行查閱,查閱過程中可以做同步的手寫批注。

              主講人將本地操作同步全體人員時,全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示,也可以在觀看的同時,自主查看其他會議資料。(主要包括常用的word、PPT等文檔)

              會議議程

              會議助理可以在管理端編輯會議議程,并發布會議議程,發布會議議程后,全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內容;會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕,全體參會者無需自己動手操作,即可看到大屏幕的會議議程全部內容

              會議投票

              需要全體參會者參與意見表決時,會議助理在管理端可以直接發起投票,投票內容均為選擇題,由會議助理統一編輯投票內容和選項,參會者選擇具體選項即可,無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發送至參會者終端,大家各自使用終端投票;也可以將投票內容和選項顯示至大屏,進行現場投票。投票結束后,會議助理可以將投票結果進行保存,也可以將投票結果顯示至大屏幕,讓全體人員查看投票結果。

              便捷的信息傳送

              會議過程中會議助理可以通過“發送消息”功能,向全體人員或者某位參會者發送消息,參會者收到消息后,可以選擇回復消息。比如開會時,有緊急事件需要領導馬上處理,此時,會議助理可以單獨向領導發送消息,既不影響會議正常進行,領導又可以及時處理緊急事件。

              會議存檔

              支持會議內容存檔,包括會議中使用的會議文件存檔、會議結論存檔、文件標注存檔等,同時,會議助理可在會議結束后對保存的存檔內容進行管理。

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